Jednym z obowiązujących w Polsce podatków jest VAT, czyli podatek od towarów i usług. Nieprawidłowości związane z jego odprowadzaniem każdego roku generują ogromne straty w budżetach państw. Aby zmniejszyć ryzyko związane z wystawianiem fałszywych faktur czy wyłudzeniami, od 1. września 2019 r. obowiązuje w Polsce tzw. biała lista podatników VAT, służąca do szybkiej weryfikacji kontrahentów. Jakich informacji można szukać na liście, jak się na niej znaleźć i czy wykonanie przelewu bez zweryfikowania kontrahenta może mieć konsekwencje karne?

Czym jest biała lista podatników VAT?

Pod terminem „biała lista podatników VAT” rozumie się wykaz podmiotów gospodarczych zarejestrowanych jako podatnicy VAT. W bazie znajdują się ponadto podatnicy niezarejestrowani, jak również wykreśleni i ponownie wpisani do rejestru.

Podmiotem odpowiedzialnym za prowadzenie i aktualizowanie białej listy podatników VAT, jest szef KAS (Krajowej Administracji Skarbowej). Przedsiębiorcy mają łatwy dostęp do bazy za pośrednictwem strony internetowej Ministerstwa Finansów, gdzie jest ona udostępniona w formie wygodnej wyszukiwarki.

Głównym zadaniem białej listy podatników VAT jest ułatwienie przedsiębiorcom dobierania uczciwych kontrahentów, którzy zgodnie z prawem odprowadzają podatek VAT. Baza pozwala nie tylko na zerojedynkowe stwierdzenie, czy kontrahent znajduje się na liście czy też nie, ale również na sprawdzenie, z jakiego powodu na niej nie występuje lub dlaczego został kiedyś wykreślony a następnie ponownie przywrócony do rejestru. Z punktu widzenia przedsiębiorcy, najważniejsze jest sprawdzenie rachunku bankowego, na który będzie on dokonywał wpłaty za zakupione produkty lub usługi.

Sam przedsiębiorca nie musi dokonywać żadnych starań, aby znaleźć się na białej liście podatników VAT – jego dane zostaną na nią zaciągnięte automatycznie przez KAS.

Jakie informacje znajdują się na białej liście podatników VAT?

Na białej liście podatników VAT znajduje się kompleksowa informacja o przedsiębiorcach, pozwalająca na ich trafne wskazanie i szybką weryfikację. Wśród danych znajdują się: nazwa firmy, adres, NIP, REGON, KRS, dane osób reprezentujących podmiot, dane wspólników, a także najważniejsza informacja: status podmiotu (podatnik czynny, podatnik zwolniony lub informacja o tym, że rejestracji nie dokonano albo podatnik został wykreślony), wraz z datami oraz podstawą prawną rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia. Przedsiębiorca sprawdza przede wszystkim numery rachunków bankowych, na które ma być dokonany przelew.

Aby znaleźć kontrahenta na białej liście podatników VAT, musisz dysponować danymi pozwalającymi na jego wskazanie. W wyszukiwarce można podać NIP, REGON, numer rachunku bankowego, a także nazwę firmy. W tym ostatnim przypadku wystarczy wpisać fragment a system podpowie rozwinięcie nazwy, którą będzie można wybrać spośród dostępnych opcji. Jeśli wyszukiwana firma to JDG, nazwą firmy jest imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Podczas wyszukiwania, kluczowe jest podanie dnia, dla którego mają być zwrócone wyniki. Na zakończenie otrzymasz unikatowy numer identyfikacyjny, inny dla każdego wyszukiwania. Stanowi on potwierdzenie, że wywiązałeś się ze swojego obowiązku i sprawdziłeś kontrahenta przed wykonaniem przelewu.

Rachunki firmowe na białej liście podatników VAT

Na białej liście podatników VAT publikowane są rachunki rozliczeniowe. Posiadają je wyłącznie podatnicy VAT (w tym podmioty wykreślone z rejestru a następnie do niego przywrócone). Jeżeli przedsiębiorca korzysta z prawa do przedmiotowego zwolnienia z VAT (np. na skutek osiągania zbyt małych przychodów), jest wykreślony z wykazu albo odmówiono mu rejestracji, to jego rachunek bankowy nie będzie widoczny w bazie. KAS pobiera numery rachunków z rejestrów Urzędów Skarbowych – są to zatem rachunki podane przez przedsiębiorcę w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym (dlatego tak ważne jest dokonywanie aktualizacji przez CEIDG w momencie zmiany rachunku). Jeszcze zanim rachunek znajdzie się na białej liście, podlega potwierdzeniu przez STIR (System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej). Za zgłoszenie rachunku firmowego do STIR odpowiada bank.

Co grozi za wykonanie przelewu na rachunek spoza listy?

Za dokonanie przelewu na rachunek spoza białej listy podatników VAT nie są przewidziane żadne kary finansowe. Nie oznacza to jednak, że taki czyn nie odbije się na funkcjonowaniu firmy. Przede wszystkim przelew na kwotę pow. 15 tys. zł na niewłaściwy rachunek przekreśla możliwość zaliczenia tej transakcji do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto, jeśli kontrahent nie zapłaci podatku od tej transakcji, będziesz solidarnie z nim ponosił odpowiedzialność za to zaniechanie.

Jeśli zauważyłeś, że przez niedopatrzenie dokonałeś przelewu na rachunek spoza białej listy, masz 7 dni na poinformowanie o tym naczelnika Urzędu Skarbowego – tylko wówczas masz szansę na uniknięcie opisanych sankcji.

Ponieważ rejestr jest aktualizowany nocą, rachunek kontrahenta należy sprawdzić tego samego dnia, kiedy dokonujesz przelewu. Nie warto przy tym sugerować się stanem dotychczasowym – nawet wieloletni kontrahent może zostać wykreślony z rejestru lub zapomnieć o poinformowaniu urzędu skarbowego, że zmienił rachunek.

Jak wszystkie nowe pomysły, również biała lista podatników VAT nie jest narzędziem perfekcyjnym. Przedsiębiorcy narzekają przede wszystkim na zbyt wolne aktualizowanie bazy danych. Resort finansów deklaruje, że dzieje się to raz na dobę, w godzinach nocnych (od 22:00 do 00:00). Rachunki są jednak widoczne w bazie dopiero następnego dnia po dokonanej aktualizacji. Jeśli kontrahenta nie ma w bazie, można jeszcze zwrócić się z zapytaniem do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego, ale oznacza to dodatkowe nakłady pracy dla pracowników firmy. Jeżeli jednak w perspektywie długofalowej biała lista pomoże w uszczelnieniu tzw. luki vatowskiej (a w tym właśnie celu powstała), to wysiłki te są uzasadnione.