W zależności od użytkowanego programu do fakturowania lub papierowego druku, wystawiane przez przedsiębiorców faktury mogą znacznie się różnić. Taka sytuacja jest niekomfortowa właściwie dla wszystkich – wydłuża proces księgowania i rozliczania faktur kosztowych, pozostawia wątpliwości w przypadku wystawiania faktur sprzedażowych, utrudnia przeprowadzanie kontroli przez fiskus, a na dodatek sprzyja nadużyciom w obszarze VAT. Jedynym rozwiązaniem jest więc narzucenie odgórnego wzorca. Jest nim faktura ustrukturyzowana, którą wystawia się za pośrednictwem KSeF. Jak wygląda korzystanie z systemu? Od kiedy będzie obowiązkowe i dla kogo? Jakie dodatkowe korzyści niesie dla przedsiębiorców?

Czym jest KSeF i w jakim celu powstaje?

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to platforma o zasięgu ogólnopolskim służąca do wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, które obecnie stanowią alternatywę dla faktur papierowych i e-faktur generowanych za pomocą różnych systemów. KSeF jest również powszechny – dostęp do niego ma każdy przedsiębiorca.

Poza operacjami związanymi bezpośrednio z fakturami, na platformie będzie można dokonywać analizy i kontroli informacji zawartych w dokumentach, a także nadawać, modyfikować i odbierać uprawnienia członkom zespołów, odpowiedzialnym za fakturowanie i inne procesy w firmie.

W KSeF podatnik będzie mógł liczyć na przydatne powiadomienia ze strony systemu. Platforma wyśle informacje o stworzonej fakturze (jej numer, data i czas wystawienia), jak również o odrzuceniu faktury, jeśli okaże się ona niezgodna z obowiązującym wzorem. Jeżeli jakiś podmiot nie ma możliwości korzystania z KSeF, taka informacja również zostanie zakomunikowana.

Należy mieć na uwadze, że nawet w momencie, gdy system będzie już obligatoryjny, nie obejmie on wszystkich faktur. Dotyczy to przede wszystkim dowodów sprzedaży z założenia sprzecznych z obowiązującym wzorcem (np. bilet z bramki na autostradzie).

Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF jest wprowadzany stopniowo. Daje to czas przedsiębiorcom na zaznajomienie się z nowymi wymogami, a jednocześnie umożliwia testowanie rozwiązania i usuwanie ewentualnych błędów zanim KSeF stanie się obowiązkowy. We wdrażaniu KSeF można wymienić 5 kluczowych dat, z których 3 mamy już za sobą.

Ostatni kwartał 2021 r. był okresem pilotażu wśród podatników. Środowisko testowe jest nadal ogólnie dostępne, dzięki czemu firmy produkujące oprogramowanie mogą dostosować do wymogów KSeF swoje produkty.

Od początku 2022 r. KSeF został wprowadzony jako rozwiązanie dobrowolne, współistniejące z fakturami papierowymi i e-fakturami. Ci przedsiębiorcy, którzy lubią być pierwsi w stosowaniu nowości, są już zatem doskonale zaznajomieni z funkcjonowaniem systemu i przejście na faktury ustandaryzowane nie będzie dla nich problematyczne.

W połowie 2022 r. zielone światło dla obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych w Polsce dała Rada Unii Europejskiej. Podobne rozwiązania stosują już z powodzeniem Włochy, Hiszpania i Portugalia, głównie w celu uszczelnienia luk VAT-owskich.

KSeF stanie się obowiązkowy już od 1. lipca 2024 r. (dla czynnych podatników VAT) i od 1. stycznia 2025 r. (dla podmiotów zwolnionych z VAT).

Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF?

Obecnie (stan na październik 2023 r.) przystąpienie do KSeF jest dobrowolne, ale wskazane – pozwoli bowiem na zaznajomienie się ze zmianami, które już wkrótce staną się obowiązującym standardem. Wszystko zmieni się 1. lipca 2024 r., kiedy to wejdzie w życie obligatoryjne wystawianie faktur ustrukturyzowanych dla czynnych podatników VAT, natomiast od 1. stycznia 2025 dla podatników zwolnionych z VAT, jak również dla podatników posiadających polski NIP, zidentyfikowanych do szczególnej procedury unijnej OSS (One Stop Shop), dotyczącej sprzedaży B2C w ramach UE. Innymi słowami – jeśli sprzedaż do UE podlega polskim przepisom dot. VAT, konieczne będzie zarejestrowanie się do KSeF.

Przedsiębiorca, który już teraz chce korzystać z systemu, musi otrzymać zgodę od odbiorcy na przyjmowanie faktur tą właśnie drogą. Jest także możliwość pośrednia – nawet gdy kontrahent nie korzysta z KSeF, fakturę nadal można wystawić, przy czym trzeba będzie ją dostarczyć jedną z obowiązujących dróg: fizycznie (pocztą, kurierem, osobiście) albo online. 

Wdrożenie KSeF w firmie

Po stronie podatnika będzie leżała konieczności dostosowania systemu informatycznego (zwłaszcza w części odpowiadającej za księgowość) do wymogów KSeF. Zmiany nie muszą być wcale radykalne – kluczowym jest to, czy program umożliwia wpisanie wszystkich danych obowiązkowych dla faktury ustrukturyzowanej.

Po dokonaniu niezbędnych modyfikacji lub po zakupie programu przygotowanego już pod KSeF, należy go zaimplementować w firmie i przeprowadzić testy wszystkich procesów i funkcjonalności. Specjalnie w celu dokonania niezbędnych poprawek, Ministerstwo Finansów stworzyło i upubliczniło zbiór dokumentów pod hasłem środowisko testowe, z którego można korzystać bez limitów.

Logowanie do KSeF

Aby uzyskać dostęp do KSeF, konieczne jest założenie w systemie indywidualnego konta. Proces jest bardzo łatwy dla JDG i tylko odrobinę trudniejszy dla spółek (tutaj trzeba wskazać najpierw jedną osobę, której nadany zostanie dostęp, a która będzie mogła w przyszłości modyfikować uprawnienia dla innych członków zespołu). Zalogować można się z wykorzystaniem komputera stacjonarnego lub laptopa, ale także urządzeń mobilnych – tabletu czy smartfonu. Wbudowany w platformę mechanizm uwierzytelniania zweryfikuje tożsamość świeżo zarejestrowanego podmiotu, z wykorzystaniem twardych danych – podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej lub profilu zaufanego.

W późniejszym etapie podatnik będzie miał możliwość edytowania uprawnień dostępu do profilu KSeF firmy – np. przyznając go wyłącznie jednej osobie, zajmującej się fakturowaniem.

Wystawianie faktury w KSeF

Faktura wystawiona w KSeF ma format xml. Jej struktura została precyzyjnie zdefiniowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych i jest dostępna na platformie ePUAP. Przedsiębiorca będzie miał dwie możliwości generowania faktur ustrukturyzowanych. Może wybrać do tego celu jeden z licznych darmowych lub komercyjnych programów, dostępnych na rynku, albo też skorzystać z narzędzia bezpłatnego, stworzonego i udostępnionego przez Ministerstwo Finansów pod nazwą Aplikacja podatnika KSeF.

Po wprowadzeniu wymaganych danych do systemu, każda faktura otrzymuje numer identyfikujący, po czym następuje weryfikacja z wzorem stworzonym przez CRWDE. Co istotne, w momencie przydzielenia numeru, faktura jest automatycznie uznawana za wystawioną i doręczoną.

Ministerstwo Finansów zapewnia, że awarie KSeF, jeśli w ogóle do nich dojdzie, będą sporadyczne i krótkotrwałe. Jaka będzie praktyka? Czas pokaże. Tymczasem firma musi wystawić faktury w terminie. W przypadku poważniejszego problemu i dłuższego przestoju, warto mieć backup.Gdy faktury nie można przez dłuższy czas wygenerować w KSeF – trzeba będzie zrobić to drogą tradycyjną.

Faktura ustrukturyzowana ma trafić do systemu najpóźniej kolejnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Platforma nie będzie jej sprawdzać pod kątem merytorycznym, a tylko pod względem wypełnienia obowiązkowych pól.

Elementy faktury ustrukturyzowanej w KSeF

Na plik xml składa się wiele pól. Część z nich trzeba uzupełnić obowiązkowo, ponieważ bez tego faktura nie zostanie zaakceptowana. Inne są natomiast fakultatywne – o tym, czy dostarczać pełnej informacji, wykraczającej poza ustawowy obowiązek, ma decydować podatnik.

Do obligatoryjnych elementów faktury ustrukturyzowanej należą podstawowe dane, bez których wystawienie dokumentu byłoby po prostu niemożliwe (np. NIP odbiorcy). Niezbędny jest także numer faktury, ale ten generowany jest automatycznie. Warto przy tym pamiętać, że niektóre pola będą obowiązkowe lub nie w zależności od specyfiki działalności, co wynika z przesłanek ustawowych. Podatnik nie musi natomiast wypełniać pól takich jak kod PKWiU. 

Jakie korzyści wynikają z wprowadzenia KSeF?

Korzyści z wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF można rozpatrywać w kilku aspektach. Dla państwa będzie to przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego. Jednolite faktury pozwolą na znacznie sprawniejszą analizę i weryfikację dokumentów, przeprowadzaną przez uprawnione do tego podmioty. Przestępcy podatkowi będą więc mieli znacznie mniejszą możliwość oszukiwania na wysokości podatku VAT.

Ale KSeF to również liczne plusy dla samego podatnika. Czas oczekiwania na zwrot podatku zmniejszy się z maksymalnych 60 do 45 dni. System w przyszłości ma sam sporządzać deklaracje JPK_VAT. 

Dokumenty będzie można wygodnie pobrać z bazy Ministerstwa Finansów, co znacznie usprawni ich obieg. Wzajemne rozliczenia między przedsiębiorstwami będą zatem wyraźnie prostsze – a zdjęcie części odpowiedzialności z barków właścicieli firm to zawsze dobra wiadomość. Dzięki KSeF zyskujemy pewność, że faktura na 100% dotarła do odbiorcy.

W pełni elektroniczne fakturowanie oznacza również zwolnienie miejsca na półkach albo możliwość zrezygnowania z usług archiwum zewnętrznego, ponieważ znika obowiązek archiwizacji dokumentów. W ramach KSeF faktury będą przechowywane przez 10 lat i przedsiębiorca nie musi się już o to troszczyć. Koniec obaw o zgubienie, zniszczenie czy wypłowienie faktury, które po kilku latach uczyni ją nieczytelną. Znacznie zmniejsza się ryzyko popełnienia błędu przez człowieka, który nie odpowiada już za całość fakturowania, ale raczej za uzupełnienie gotowego szablonu.

KSeF a PEF – czy są połączone?

Część przedsiębiorców może mieć problem z odróżnieniem KSeF od PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania), zakładając kompatybilność systemów. Tymczasem każdy z nich funkcjonuje odrębnie, niezależnie od drugiego.

PEF również służy do wystawiania i obsługi faktur ustrukturyzowanych, ale wyłącznie pomiędzy instytucjami a wykonawcami zamówień publicznych. Poza fakturami procedura dotyczy również innych dokumentów (np. nota księgowa, potwierdzenie odbioru).

KSeF i PEF to zatem dwa zupełnie różne systemy, które działają niezależnie od siebie. Na ten moment faktury wygenerowane w jednym systemie, nie są widoczne w drugim. Nie można wykluczyć, że w przyszłości taka integracja zostanie przeprowadzona.

Czy KSeF zastąpi pracę człowieka?

Korzystanie z KSeF z pominięciem człowieka jest na ten moment niemożliwe. Platforma nie opiera się na sztucznej inteligencji, ale na interakcji z użytkownikiem i jego interwencja jest nieodzowna, aby można było prawidłowo wystawić fakturę. Można snuć wizje i hipotezy związane z poszerzaniem kompetencji AI, ale ani teraz, ani za kilkanaście lat, KSeF nie będzie samodzielny. Należy pamiętać, że wszystkie faktury wystawione przez KSeF należy weryfikować pod względem poprawności, w przypadku jakichkolwiek błędów może być konieczność sporządzenia noty lub korekty. 

Jeszcze istotniejsze jest uzyskanie sprawdzonego partnera w postaci rzetelnego biura rachunkowego, które udzieli niezbędnych informacji i pomoże wdrożyć KSeF w firmie. Pracownicy biura rachunkowego A-Z Rachunki z Wrocławia pracują nad jak najlepszym zrozumieniem niuansów systemu (odbyli już w tym temacie wiele szkoleń) – wszystko po to, aby działać zgodnie z prawem i unikać niepotrzebnego stresu.

Każda nowość w obszarze podatkowym czy rachunkowym spotyka się na początku z nieufnością i niechęcią. Jest jednak bardzo prawdopodobne, że wraz z zaznajomieniem się z funkcjonowaniem systemu będzie to dobra zmiana. Sporo zależy od podejścia organów skarbowych, materiałów edukacyjnych i zaangażowania podatników. Może za jakiś czas będziemy zastanawiać się jak w ogóle dawaliśmy sobie radę bez KSeF?