Nie każda firma musi prowadzić pełną księgowość. W przypadku większości małych przedsiębiorstw, wystarczy sposób uproszczony, czyli księga przychodów i rozchodów (KPIR). Choć łatwiejsza od pełnej księgowości, również KPIR może być skomplikowana w prowadzeniu – zwłaszcza w przypadku firm działających w nietypowej branży czy dla właścicieli bez znajomości podstaw rachunkowości. Warto przyjrzeć się bliżej wymaganiom związanym z KPIR, aby móc realnie ocenić, czy jesteś w stanie prowadzić ją samodzielnie, czy też lepiej skorzystać z outsourcingu.

Księga przychodów i rozchodów – ewidencja działalności firmy

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do ewidencjonowania działalności swojej firmy – nawet jeśli nie przynosi ona zysków. Aby uprościć ten obowiązek dla małych firm, powstała opcja prowadzenia KPIR zamiast pełnej księgowości. KPIR stanowi zapis przychodów i rozchodów firmy.

W KPIR muszą się znaleźć informacje o wystawionych fakturach sprzedażowych, jak również o zakupach narzędzi, artykułów i usług związanych z prowadzeniem działalności, czy towarów handlowych.

Po co prowadzi się KPIR?

Powód prowadzenia KPIR jest oczywisty: chodzi o ewidencjonowanie przychodów i rozchodów. Robi się to wyłącznie w celach podatkowych.

Najprościej mówiąc, dzięki KPIR przedsiębiorca będący osobą fizyczną, ma możliwość regularnego rozliczania się z Urzędem Skarbowym – tak w okresie miesięcznym, jak i na koniec roku podatkowego. Wysokość należnego podatku dochodowego jest obliczana wyłącznie na podstawie zapisów w KPIR, dlatego tak ważne jest skrupulatne i zgodne ze stanem faktycznym jej prowadzenie.

Dodatkową funkcją KPIR jest umożliwienie przedsiębiorcy oceny wydajności jego firmy czy sensowności jej dalszego prowadzenia. 

Które firmy mogą prowadzić swoją księgowość w formie KPIR?

KPIR dotyczy działalności gospodarczych. Z uproszczonej formy księgowości mogą skorzystać osoby fizyczne, prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), a także spółki cywilne, jawne i partnerskie, jeżeli ich właścicielami są osoby fizyczne. Ograniczenie w tym przypadku dotyczy przychodów – jeśli w danym roku podatkowym przekroczą one 2 mln euro, niezbędne będzie już przejście na pełną księgowość.

Jeżeli firma tylko w jednym roku swojej działalności przekroczy 2 mln euro przychodu, w kolejnych natomiast przychód będzie znów niższy, istnieje możliwość powrotu do KPIR, ale dopiero od kolejnego roku podatkowego.

Istnieje jeszcze kilka szczególnych przypadków, w których KPIR stanowi obowiązek. Dotyczy to np. osób wykonujących działalność gospodarczą w formie agencji oraz niektórych rolników.

Czy KPIR może być prowadzona w formie elektronicznej?

Podstawową formą prowadzenia księgi KPIR była jeszcze do niedawna forma papierowa, w postaci faktycznej księgi, z numerowanymi stronami. Wraz z postępującą cyfryzacją, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się jednak na KPIR w formie elektronicznej, prowadzoną poprzez dedykowane programy komputerowe. Obie formy są dopuszczalne i jeśli zdecydujesz się na elektroniczną, nie ma obowiązku równoległego prowadzenia papierowej księgi.

E-księga KPIR jest na pewno wygodniejsza. Warto pamiętać o kilku obowiązkach, jakie narzuca ustawodawca: osoby odpowiedzialne za dokonywanie wpisów muszą mieć dostęp do instrukcji programu komputerowego, sam program powinien dawać możliwość natychmiastowego wglądu w księgi oraz wydruku w porządku chronologicznym, a dane muszą być przechowywane w sposób bezpieczny, na nośnikach chroniących je przed zniszczeniem czy utratą. Nie ma natomiast obowiązku drukowania księgi na bieżąco.

KPRI – prowadzić samodzielnie czy zlecić biuru rachunkowemu?

Większość nowych przedsiębiorców zastanawia się, czy prowadzenie KRIR warto zlecić firmie zewnętrznej. Oznacza to oczywiście konieczność podpisania umowy i comiesięcznego regulowania faktury z biurem rachunkowym, a zatem jest to dla firmy kosztem. Część właścicieli decyduje się w związku z tym na samodzielne prowadzenie ksiąg. Ma to sens, jeżeli przedsiębiorca posiada odpowiednią wiedzę z zakresu podatków i rachunkowości. Wbrew pozorom, również prosta księgowość może przysporzyć licznych problemów. Zwłaszcza osoby niedoświadczone, pierwszy raz wchodzące na rynek, zmierzą się z pewnością z zagadnieniami trudnymi do rozwiązania (np. co można sklasyfikować jako koszt uzyskania przychodu). Tymczasem pomyłki mogą być bardzo kosztowne ze względu na odsetki od nieterminowych płatności.

Wszystkie te okoliczności sprawiają, że spora część małych przedsiębiorców, woli powierzyć prowadzenie KPIR profesjonalistom. Warto przy tym zorientować się w zakresie oferowanych usług oraz cenniku poszczególnych biur rachunkowych. 

KPIR jest rozwiązaniem przyjaznym małym przedsiębiorcom, z myślą o których powstała. Outsourcing KPIR nie powinien nadwyrężyć firmowego budżetu, a właścicielowi pozwoli spokojnie zająć się biznesem.