Nie ma chyba właściciela przedsiębiorstwa, który nie zastanawiałby się regularnie nad cięciem kosztów. W przypadku części firm w grę wchodzą rozwiązania systemowe, takie jak zmiana dostawców czy podwykonawców. Inni szefowie preferują środki uderzające poniekąd w pracowników: limitowanie zapasów kawy i wody czy rezygnacja z klimatyzacji lub ogrzewania. Do najczęściej ograniczanych wydatków należą te ponoszone na reklamę i marketing. A co z usługami księgowymi? Przepisy prawa nie narzucają na przedsiębiorców obowiązku zawierania umów z podmiotami zajmującymi się księgowością. Oznacza to, że rozliczenia może prowadzić wewnętrzny dział w firmie lub nawet sam właściciel. Na ile jest to opłacalne i czy faktycznie prowadzi do oszczędności czy wręcz przeciwnie – do wzrostu kosztów działalności?

Specyfika funkcjonowania małej firmy

Mikroprzedsiębiorstwa, stanowiące w marcu 2022 r. ponad 99% wszystkich firm w Polsce, rządzą się swoimi prawami. Nie dysponują one środkami finansowymi i kadrowymi tak rozległymi, jak małe czy średnie przedsiębiorstwa, nie mówiąc oczywiście o dużych. Jeśli ich roczny dochód nie przekracza 1,2 mln EUR (co jest bardzo rzadkie w przypadku niewielkich podmiotów), mogą natomiast prowadzić uproszczoną księgowość. To dlatego prowadzenie rachunków mikroprzedsiębiorstwa jest specyficzne i wymaga zarówno wiedzy z zakresu podatków i rachunkowości, jak i praktyki na rynku.

Cechą charakterystyczną mikroprzedsiębiorstwa jest zatrudnianie poniżej 10 pracowników, a jego obroty roczne nie przekraczają 2 mln EUR. Najwięcej mikroprzedsiębiorstw zajmuje się usługami i handlem – a są to branże wymagające odmiennego podejścia księgowego, niż firmy produkcyjne.

Samodzielne prowadzenie księgowości mikroprzedsiębiorstwa

Mała firma może prowadzić księgowość w postaci księgi przychodów i rozchodów. Obecnie oczywiście nie robi się tego ręcznie, ale korzystając ze specjalnych programów księgowych. Wprowadza się do nich faktury sprzedażowe i kosztowe oraz wszelkie pozostałe wydatki, jak na przykład wynagrodzenia dla pracowników. Powstaje w ten sposób kompletna ewidencja sprzedaży i wydatków przedsiębiorstwa. Na podstawie wprowadzonych danych, system wylicza wysokość podatków, jakie przedsiębiorca zobowiązany jest odprowadzić za dany okres (najczęściej – miesiąc). Deklaracja do Urzędu Skarbowego jest generowana automatycznie.

Pozornie zadanie jest więc proste – wpisać kilka informacji z dokumentu. Tutaj wkraczają jednak przepisy szczegółowe, dotyczące m.in. stawki VAT konkretnych towarów i usług, możliwości odliczenia niektórych wydatków w formie kosztów uzyskania przychodu, czy wreszcie komplikacje takie jak mechanizm split payment, faktury zaliczkowe, oznaczenie odpowiednimi kodami GTU faktur sprzedażowych czy rozliczenie barteru. Osoba spoza branży będzie miała spore problemy z prawidłowym wprowadzeniem danych, a każdy błąd może się wiązać z koniecznością składania korekt czy nawet płacenia kar lub odsetek od zaległego zobowiązania podatkowego, które wcześniej zostało błędnie oszacowane.

Zalety i wady samodzielnego prowadzenia księgowości

Najważniejszą zaletą, jaką podkreślają przedsiębiorcy samodzielnie prowadzący swoją księgowość, jest cięcie kosztów. Tymczasem koszt to nie tylko suma zapłacona za usługę – są nimi również czas poświęcony na wykonanie zadania czy kary lub odsetki, jakich należy się spodziewać w razie pomyłki. Oczywiście koszty pracownicze generują także osoby zatrudnione w firmie właśnie w celu prowadzenia księgowości. Część przedsiębiorców wybiera z kolei samodzielne kontrolowanie rachunków z uwagi na możliwość stałego monitorowania sytuacji finansowej firmy.

Poza czasem i energią, jaką poświęcić trzeba na osobiste zajmowanie się księgowością w firmie, należy uwzględnić także konieczność posiadania rozległej wiedzy z zakresu rachunkowości i podatków. Dynamiczne zmiany w prawie podatkowym wymagają nieustannego doszkalania się, zawsze istnieje też ryzyko popełnienia pomyłki. Samodzielna księgowość to także nie zajęcie dla bałaganiarzy i osób niezorganizowanych – wymagana jest skrupulatność, precyzja a także idealny porządek w dokumentach, by w przypadku kontroli być w stanie znaleźć te niezbędne dla Urzędu Skarbowego.

Outsourcing usług księgowych – co obejmuje?

Jeśli prowadzenie księgowości zlecisz firmie zewnętrznej, zajmie się ona kompleksowo wszystkimi wymienionymi wcześniej czynnościami – z tą różnicą, że profesjonalistom zajmą one znacznie mniej czasu. Zniwelowane zostaje również ryzyko popełnienia pomyłki wynikającej z niewiedzy i nieznajomości przepisów.

Oczywiście outsourcing nie zwalnia przedsiębiorcy z osobistej odpowiedzialności za jego biznes – to dlatego w razie zatrudniania podmiotu zewnętrznego, warto poświęcić chwilę na przejrzenie opinii o lokalnych biurach rachunkowych i wybrać to, które cieszy się renomą i posiada referencje od zadowolonych klientów. Ponadto jeśli firma poniesie straty finansowe wynikające z nieprawidłowości po stronie biura rachunkowego, właściciel może ubiegać się o odszkodowanie – pod warunkiem, że biuro rachunkowe posiada wykupione ubezpieczenie OC na taką właśnie okoliczność. To bardzo ważna kwestia, o którą warto dopytać przed podpisaniem umowy z konkretnym biurem. Jeśli bowiem dojdzie do pomyłki (nawet nie z Twojej winy), a firma która Cię obsługuje, nie ma OC – konieczność zapłaty za błąd spadnie wyłącznie na Ciebie.

Zlecenie prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej – warto czy nie?

Najnowsze trendy są jednoznaczne – przedsiębiorcy zdecydowanie wolą zlecać prowadzenie księgowości biurom rachunkowym, niż robić to samodzielnie czy z pomocą pracowników etatowych.

W ostatecznym rozrachunku okazuje się, że outsourcing wychodzi nie tylko taniej, ale również jest o wiele bezpieczniejszy – zyskujesz stałe wsparcie profesjonalistów i reprezentację przed instytucjami administracji państwowej (US, ZUS, GUS), a sam możesz skupić się na swojej działalności.

Dobre biuro rachunkowe to pewny partner w biznesie. Przede wszystkim przedsiębiorca nie musi już martwić się o kwestie formalne – pilnowanie terminów, przygotowanie dokumentów, wyliczanie podatków czy wypłat. W praktyce umowa z biurem rachunkowym jest ponadto o wiele bardziej opłacalna, niż zatrudnianie księgowej (a czasem całego działu) na etacie. Dlatego właśnie większość firm rezygnuje obecnie z samodzielnego prowadzenia swoich rachunków, powierzając je sprawdzonemu podmiotowi zewnętrznemu, posiadającemu dobre opinie i wieloletnią praktykę w branży.