W każdej firmie zatrudniającej choćby jednego pracownika, niezbędne jest prowadzenie obsługi kadrowo-płacowej. Nie ma znaczenia, czy twój zespół tworzy kilka czy kilkaset osób i czy podstawą współpracy jest umowa o pracę, umowa zlecenie czy umowa o dzieło – w mniejszym lub większym zakresie temat kadr i płac i tak będzie cię dotyczył. Co to oznacza dokładnie? Jakie czynności wchodzą w zakres obsługi kadrowo-płacowej i czy tym zagadnieniem warto zajmować się osobiście, zatrudnić odpowiedzialnego za kadry i płace pracownika, czy też lepiej skorzystać z usług firmy zewnętrznej?

Kadry i płace – dwie dziedziny czy jedna?

Obsługa kadrowa to wykonywanie wszystkich czynności związanych z zatrudnianiem w firmie pracowników. Nie dotyczy tylko umów B2B, rozliczanych wyłącznie z księgowością, na podstawie faktury. Dział kadr lub biuro rachunkowe prowadzące usługi kadrowe, sprawuje niejako nadzór nad pracownikiem – od momentu jego pojawienia się w firmie, aż do zakończenia współpracy.

Płace dotyczą natomiast rozliczeń pracodawcy z pracownikiem, ale także z ZUS-em i Urzędem Skarbowym. W ramach obsługi płacowej, odpowiedzialna za nią osoba dba o prawidłową wysokość wypłacania wynagrodzeń i sporządzanie listy płac z wyprzedzeniem umożliwiającym ich terminowe uregulowanie.

Zakres obsługi kadrowej pracowników

Obsługa kadrowa pracownika rozpoczyna się od przygotowania odpowiednich kwestionariuszy/ dokumentów do wypełnienia i/lub podpisania przez pracownika przed zatrudnieniem. Pracodawca powinien skierować pracownika na badania medycyny pracy najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia. Następnie na podstawie powyższych dokumentów sporządzona jest umowa o pracę, którą pracodawca podpisze z kandydatem wybranym spośród osób ubiegających się o dane stanowisko. Dział kadr odpowiada za skonstruowanie umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Nowemu pracownikowi zakłada się teczkę, do którego wpływać będą od tej pory wszystkie dokumenty związane z jego zatrudnieniem – np. aneksy zmieniające zasady pracy (np. zmniejszające lub zwiększające etat, dotyczące awansu czy podwyżki), świadectwa odbytych kursów, jak również pochwały i nagany, a także dokumenty z okresu sprzed zatrudnienia (świadectwa pracy, świadectwa szkolne, ukończone kursy, potwierdzenia posiadanych uprawnień).

Do działu kadr należy sprawowanie kontroli nad wykorzystaniem przez pracownika przysługujących mu urlopów – wypoczynkowego, okolicznościowych, ewentualnie również bezpłatnych. Działy kadr w firmach kontrolują czas pracy osób zatrudnionych, co jest szczególnie skomplikowane w przypadku pracy na część etatu lub wówczas, gdy praca obejmuje zmiany nocne, weekendy i święta czy delegacje.

W pewnym stopniu od prawidłowego funkcjonowania działu kadr, zależy bezpieczeństwo pracownika. Kadry odpowiadają za przestrzeganie terminów kolejnych badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych), jak również za kierowanie pracownika na szkolenia BHP, zwłaszcza jeśli zmianie ulegnie stanowisko, zakres obowiązków czy przepisy prawa.

W przypadku zakończenia współpracy do działu kadr należy sporządzenie wypowiedzenia (lub jego przyjęcie, jeśli pochodzi ono od pracownika). Kadry wystawiają również świadectwo pracy, które pracownik musi obowiązkowo otrzymać.

Obsługa płacowa – czy jest skomplikowana?

Druga część działalności kadrowo-płacowej dotyczy wszystkich spraw finansowych związanych z zatrudnieniem osób w firmie. Przede wszystkim kadry wyliczają wysokość wypłaty – na podstawie danych o ilości przepracowanych godzin (łącznie z nadgodzinami), ilości dni, w jakich pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim i urlopie bezpłatnym, a także o ewentualnych premiach i nagrodach lub karach nałożonych na pracownika w danym miesiącu, zgodnie z kodeksem pracy oraz z wewnętrznym regulaminem wynagradzania obowiązującym w firmie.

Dział kadr dba o to, by informacja o wysokości składek ZUS za pracowników trafiała do firmy na czas, co umożliwi terminowe jej uiszczenie. Bardzo ważne jest również precyzyjne wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy – pozwala to uniknąć pracownikowi niemiłych niespodzianek w okresie rozliczania PIT-ów.

Czy można samodzielnie prowadzić obsługę kadrowo płacową firmy?

Ustawodawca nie narzuca na firmy obowiązku posiadania działu kadr czy podpisania umowy z biurem rachunkowym – teoretycznie więc również sam właściciel firmy może odpowiadać za te kwestie w przedsiębiorstwie. W praktyce taki model może być z powodzeniem stosowany wyłącznie przez tych prezesów czy właścicieli, którzy sami posiadają odpowiednie wykształcenie – kadry i płace są skomplikowane a popełnienie błędu może oznaczać nieprzyjemności tak dla firmy (ze strony ZUS, US czy PIP a nawet Sanepidu), jak i dla pracownika.

Duże firmy decydują się najczęściej na własne działy kadr i płac. Wynika to z ilości osób zatrudnionych – taka ilość dokumentacji wymaga, aby wielu oddelegowanych pracowników zajmowało się nią każdego dnia. Ale duże firmy to w Polsce zaledwie 0,2% wszystkich przedsiębiorstw – kto zatem powinien odpowiadać za kadry i płace w małych i średnich firmach?

Część przedsiębiorców decyduje się na zatrudnienie jednego czy dwóch pracowników, tworzących mały dział kadr, a nawet na połączenie działu kadr i księgowości. Nie jest to złe rozwiązanie, ale należy pamiętać, że każdy dodatkowy pracownik to dalszy koszt (wynagrodzenie, ZUS). Pojawia się również problem, gdy to właśnie ta jedyna kadrowa poważnie zachoruje i jest dłużej nieobecna – kto ma przejąć jej obowiązki?

Dlatego też najbezpieczniejszym i gwarantującym największy profesjonalizm rozwiązaniem, jest skorzystanie z obsługi kadrowo-płacowej świadczonej przez biuro rachunkowe. Najlepiej, jeśli zarówno kadry i płace, jak i księgowość, zleca się jednemu podmiotowi. Jedna umowa jest korzystna nie tylko finansowo, ale i organizacyjnie: masz pewność, że wszystkie formalności zostaną dopilnowane.

Obsługa kadrowo-płacowa jest zagadnieniem bardzo złożonym. Już w liczącym kilka osób zespole niemal co miesiąc będą się zdarzać sytuacje odbiegające od standardu – urlopy, zwolnienia lekarskie, modyfikacje zakresu umowy, wielkości etatu, wynagrodzenia i innych warunków. Osobie spoza branży ciężko jest się w tych zagadnieniach rozeznać, dlatego warto skorzystać z profesjonalnej pomocy specjalistów.